私たちの生活では、「働く時間」が大きく占めています。
その働く時間が長引けば長引くほど、当たり前ですがプライベートの時間は減っていってしまいます。
心身ともに疲れは溜まっていき「何のために生きてるんだろう」なんて、ネガティブな思考にとらわれてしまう事も…。
その原因は、仕事に追われていることにあります。そのままにしていたら心身共にボロボロになってしまいかねません。
そんな状況を打破する方法はないのでしょうか。今回は、仕事に追われるその原因と、そこから抜け出す方法をまとめてみました。
仕事に追われる人と追われない人の差
まずは、仕事に追われる人と追われない人の差をまず考えてみましょう。
仕事に追われる人、というのは
- 毎日のタスクが終わらない
- 仕事を抱え込んでしまう
- 締め切りが常にぎりぎり
- 定時内で終わらないのが当たり前
このような状態が、ルーティンになってしまっている人です。
一方の仕事に追われない人は、
- 定時で仕事を終わらせられる
- 周りに仕事の相談ができる
- いつでも身の回りが整頓されている
- 余裕がある
こんな風に見えているのではないでしょうか。
概ね仕事に追われていない人は、評価が高い人が多いのも特徴です。
追われている人から見たら、余裕が羨ましく、妬ましくもなってしまうのではないでしょうか。
そんな気持ちがまた自分を落ち込ませたりして、負のスパイラルにはまってしまうという人もいるかもしれません。
仕事に追われてしまう原因
具体的に、仕事に追われてしまう原因は、どこにあるのでしょうか。
性格的な問題から、仕事の仕方まで、その原因は多岐にわたっています。なにも、一つの原因で仕事に追われる毎日ができているわけではないんです。
仕事を断れない・頼めない
自分の仕事の他に、いつのまにか人の仕事を請け負ってしまっていたり、逆に自分が毎日抱えすぎていないでしょうか？
他の人に仕事を頼むことができないことは仕事に追われる原因に直結します。
断れない人は他の人から使われてしまっていたり、余裕そうに見られていることも…
そんな時は態度ではなく言葉で「これ以上はできない」とはっきり示すことが必要になります。
仕事環境や引っ込み思案の性格のせいで頼めない人もいますが、仕事は一人ではまわっていきません。
あなたの仕事が滞れば他の仕事が滞る可能性もあるのだと自覚して、「仕事の一環として」仕事を頼むことも必要です。
時短環境ができていない
例えば
- PCのショートカットキーを使っていない
- デスクトップが整理されていない
- 机の上が片付いていない
- 仕事の計画やToDoが「見える化」されていない
など、自分に合った時短環境を作れていない、という人は仕事に追われやすくなります。
ひとつひとつは小さな時短であっても、それがルーティンに組み込まれれば、一日のなかで数十分、うまくいけば１時間以上の時短になることもあります。
「何かものを探す」時間や、「考える」時間を減らすことは、時短にもなりますし精神的負担の軽減にもつながるため、おすすめです。
仕事の全体像が見えていない
「今自分がなにをやっているのか」を把握することは、意外と重要です。
全体像を把握することで、仕事に優先順位をつける指標になるからです。
もちろん仕事はどれも大切で、締め切りまでに終わらせることは重要です。
ですが、その中でも順位付けできれば、どこから手をつけるかが明確になります。
さらに「その仕事にどれくらいの時間がかかるのか」を把握できれば進捗度がわかり、時間内に終わらないものを誰かに頼むこともできます。
休憩時間に仕事をする
やってしまいがちなのが、休憩時間に仕事をしてしまうこと。実はこれが一番と言っていいほど、仕事に追われる原因になります。
人間は、子供も大人も「集中力は50分しか持たない」と言われています。
これは、知らず知らずのうちに疲労がたまっていく原因。もう想像がつくかもしれませんが、疲労がたまれば仕事のパフォーマンスはどうしても落ちます。
考える時間や悩む時間も増えて、集中力だって散漫になってしまいます。
仕事に追われていると、そんなに頻繁には休憩をとれませんよね。それどころか、お昼休みを削ってまで、最悪なくしてまで仕事をしてしまう人がいます。
ですがそれが悪循環になっていることを自覚しましょう。
仕事に追われなくなる方法。なるべく仕事に取り入れて
では具体的に、仕事に追われなくなる方法をご紹介していきましょう。
仕事の優先順位をつける
まずは今持っている仕事の優先順位をつけてみましょう。
判断がしずらい場合は、仕事をもらった相手（上司や同僚）に納期やスケジュールを相談して決めましょう。
例として挙げるなら、
- 期限が早いもの
- まだ手をつけていないもの
- 一人ではできない、打ち合わせが必要な仕事
- 誰かに回せない、自分しかできない仕事
- 毎日のルーティンワーク
- 翌日・翌月期限のものの準備
- チームの仕事
- 雑務・周りの整理整頓
このような順番で行っていきます。
優先順位をつけて仕事をしていくことで、次第に急ぎの仕事の比率が減っていくことを狙います。
まだ手を付けていない仕事の優先順位が高い理由は、言い換えればアクシデントにぶつかる可能性が高い仕事です。
その仕事をやって初めて「必要な資料」ができたり、「誰かに聞く必要」ができたりすると、自分だけでは準備できなかったり、誰かの都合に合わせる必要があり、思い通りに事が運ばない可能性があります。
全く手を付けていない仕事は全体像を把握するためにも少し進めて、改めてToDoリストの位置を考えましょう。
請負いすぎない
誰かに頼まれた仕事を、なにも、「自分がいっぱいいっぱいになるまで」請負う必要はないんです。
仕事を効率よく、そして長くやっていくためには、まず自分の仕事をきっちりと終わらせることが必要になります。
今まで請け負っていたことも、「抱えてる仕事をいったん片付けたくて」「キャパオーバーでして」と正直に話して、一度断ってみましょう。お互いに仕事が間に合わなくなるのが一番避けたい事態です。
誰かの手助けをしたいのであれば、まず自分が整った状態になりましょう。
ToDoリストを作る
一旦自分の置かれている状況を整理するためにも有効です。
まずは今日ToDoリストを書き出して作りましょう。おすすめは、ふせんに一つずつ書いていく方法です。
ふせんの色で重要度を付けてみたり、できたら捨てる…を繰り返したりして、やることを見える化します。
ノートでもいいですが、できれば手元で貼ったり捨てたりしやすいふせんの方が管理しやすいので時短につながります。
最初に作るのは大変かもしれませんが、ToDoリストを作ることで
- 納期忘れの防止
- 進捗の把握
- 達成感を得られる
など、結果的に仕事がはかどる効果が得られます。
期限を常に前倒しする・先読みする
期限がある仕事は、前倒しして再設定します。これは、「不測の事態」に備えるためです。
仕事をしていると全てが計画通りとはいきませんよね。自分以外の人が関わる仕事であれば、なおさらです。
何か事情があって前倒しにできない仕事でも、「できるところまでやっておく」とあとあと楽になるのでおすすめです。
１年以上続けている仕事なら、昨年の仕事を振り返るなどして、これからきそうな仕事に備えます。
もしクライアントが関わる仕事なら、こちらから「●●の時期ですが、いかがでしょうか。」とコンタクトを取ったり、先手を取る事で「突然降りかかる仕事」を減らすことができます。
相談する・仕事をまわす
他の誰でもできる仕事は、手の空いていそうな人にお願いする勇気を持ちましょう。
「自分の負担を他の人に押し付ける」なんてネガティブな考えを持つ必要はありません。
仕事は、人によって波があるのは当然です。お願いできるときにはお願いし、逆に自分に余裕があるときにはお手伝いするように心がけましょう。
お礼、感謝の一言も忘れずに。印象が大きく違います。
また、自分ではどうしても時間がかかる仕事や、悩む時間が多い仕事は同僚や上司に相談しましょう。
相談された相手も「頼られる」ことを悪いことだと捉える人はごく少数です。人の良いところをどんどん吸収しましょう。
人から教わったことはメモすることは必須です。
できればメモしたことすぐに行動してみて、不明点をまた聞いてみましょう。
休み時間はしっかり休む
先程も挙げましたが、休憩時間には基本的に仕事をせず、しっかり休むようにしましょう。
パフォーマンスを上げるには休憩時間は必須です。
もしできるのであれば、１時間に１回は短い休憩を挟むようにするとベストです。
休憩と言っても、SNSやゲームなどさらに目や頭を酷使するのはやめましょう。目を閉じて軽く瞑想する、伸びをして簡単なストレッチをするなどするのがおすすめです。
あからさまに休憩するのは気が引ける…という場合は、自分のデスクから離れるだけでもＯＫ。「FAXのチェック」「共有スペースの整理」「備品の補給」など、他の人の役に立てることでも、軽い休憩時間になりますよ。
仕事帰りや休みの日を充実させる
やはり私たちも人間ですので、ご褒美があると頑張れますよね。
仕事帰りの時間や休日を充実させる・楽しみを用意しておくことで、仕事へのモチベーションをあげます。
また、「残業しないようにする工夫」も率先してやるようになりますよね。
辛いことがあっても、「楽しいことをやるために必要だ」と思えることで、気持ちのよりどころにもなります。
80％の出来を目指す
仕事に追われる人に意外と多いのが、完璧主義の人。
ミスがないように資料を用意したりするのは大切なことですが、100％完璧な仕事を目指しすぎて、ひとつひとつに時間をかけすぎている可能性があります。
その仕事が完璧かどうか、チェックをするのって根気がいりますよね。
その仕事をやった直後はミスを見つけにくいものです。改めて新しい目で見るためには、少し時間を置きましょう。
完璧主義の人のおすすめなのが、まずはミスを気にせず仕事を仕上げることです。
仕上がったら、ミスがないかをチェックします。
時間に余裕があれば少し時間を置いて、他の仕事をひとつ挟みましょう。それからもう一度チェックをするとミスを防げますよ。
時間がなければ手の空いている人にチェックを頼むのも一つの手です。
転職を考える
どんな工夫をしてもダメな場合は、転職を考えるのもひとつの方法です。
あなただけの問題ではなく、会社の仕組が不十分であったり、誰かほかの人によって悪影響を受けている可能性があるためです。
どうしても仕事に追われる。毎日疲れる。自分が仕事をする目的を持てない…そんな風に思い詰めてしまうならいっそ、転職を考えてみましょう。
もちろん実際に転職しなくてもいいんです。求人サイトを見たり、転職エージェントを通して他に目を向けることで、今の環境の方が良いと気づける場合もあります。
【まとめ】一番大切なのは状況把握。「自分でやった方が早い」は一番キケン！
仕事に追われないようにするために、まず第一にやるべきなのは状況把握です。
そして、人に頼れるものは頼るということ。
自分一人で仕事を回しているのではないということを念頭に置きましょう。
そして最後に、時短できるものは全て時短にすること。これらによって仕事に追われる状況が改善されるはずです。
逆に、一番危険なのは「自分でやった方が早い」からと、なんでも抱え込んでしまうこと。
確かに自分がやった方が早いかもしれません。ですが、人は繰り返しやればコツをつかんで早く処理できるようになります。人に共有することも大切な仕事ですよ。
仕事の時間の負担を少しでも減らすために、ぜひ色んな工夫を凝らしてみてくださいね。
コメント