書類整理ができる人は仕事もデキる!整理方法と便利グッズをご紹介

ビジネス

「あの書類ってどこにしまったっけ?」と、探す時間はとてももったいないですよね。
ごちゃごちゃしたデスクはみっともないですし、大切な書類を失くしてしまうと信用にキズがついてしまうこともあり得ます。
しかし、書類整理を面倒だと感じる人も多いでしょう。
この記事では、書類整理をするメリットや整理方法、おすすめ便利グッズの使い方についてご紹介しています。
書類整理をラクにするには、「キレイな状態を保つこと」が最大のポイントです。
整理整頓されたキレイなデスクは見た目が良いだけでなく、書類を探す手間がなくなるので仕事の効率アップにも繋がります。
工夫や便利グッズを駆使して、効率的に仕事ができる環境を手に入れましょう!

見た目だけじゃない!書類整理をするメリット

書類整理をするとデスクがキレイになり、清潔感がかなり増すので職場での評判もグッと上がることでしょう。
しかし、メリットはそれだけではありません。
書類整理ができていると探し物がなくなり、管理しやすくなります。
それにより、得られるメリットが2つあります。詳しく見てみましょう。

作業効率アップ

書類が散らかっていると、その分探す時間や手間がかかってしまいます。
ですので作業効率を求めるなら、デスクの上は整理整頓されていることが必須です。
その上、書類を探している間に、取引先の人を待たせてしまう可能性があります。
あわあわ書類を探している姿をさらしてしまうと、「この人に任せて大丈夫なのかな?」と不安な気持ちにさせてしまうかもしれません。
スマートな大人なら、サッと必要な書類を取り出せて当然なのです。

セキュリティレベルを高められる

書類の整理ができていないと、大切な書類を紛失したり、会社の情報が洩れてしまうリスクが高まります。
そういった書類を取り扱っている場合は、しっかりと管理しなければいけません。
あなたが困るだけでなく、最悪の場合、会社の信用問題に関わってしまう可能性があります。
紛失や情報漏洩を防ぐためにも、書類整理に不安のある人はやり方を見直す必要があるでしょう。

書類管理のやり方

さっそく、書類管理のやり方を覚えていきましょう。
最初は大変かもしれませんが、キレイな状態を保つことができれば整理整頓がラクになりますよ。
始めることが何より大切です。
整理整頓されたデスクで仕事することを想像して、モチベーションを上げましょう!

すべての書類を取り出し、不要な書類は捨てる

まずはいらない書類を捨てていきます。
このとき、「すべての書類を取り出すこと」が重要です。
引き出しの奥底に眠っている書類やしばらく取り出していないファイルの中など、くまなく取り出しましょう。

その中で、不要な書類がないか探します。

  • すでに終わった案件
  • パソコンに保存済みのデータ

など、もう使わない書類は思い切ってシュレッダーにかけて廃棄しましょう。
この作業は定期的に行うことで、キレイなデスクを維持することができます。

使用頻度別にカテゴリ分けする

次に、使用頻度別でカテゴリに分類します。

  • 今必要な書類
  • 時々必要になる書類
  • 今のところはいらないけれど、いつかは役立ちそうな書類

以上の3つです。

「今必要な書類」とは、進行中の案件に関する資料や、今日明日に取り掛からなくてはいけない手続きに関する資料などのことを指します。
こういった書類は、すぐに取り出せるような保管方法を採らなければいけません。

「時々必要になる書類」は、マニュアルや規約など、毎日見るわけではないけれど絶対に捨ててはいけない書類のことです。
もしものときにパパッと取り出せるよう保管します。

「今のところはいらないけれど、いつかは役に立ちそうな書類」はパソコンにデータとして残っておらず、捨てると困るかもしれない書類です。
いるかいらないかをきっぱり分ける必要はありません。
あくまでキレイに整理されていれば良いので、捨てるか迷うのであれば一旦取っておきましょう。

保管場所を一か所に固定する

保管場所が複数あると書類が散らばってしまうので、どこに何があるのかわからなくなってしまいがちです。
このように、書類の保管場所が増えてしまうと管理するのが困難になります。
結果的に、いらない書類をたくさん抱え込むことになるのです。

保管場所を一か所に固定することで、書類を探す時間や手間を軽減できるという最大のメリットが生まれます。
探し物をするというのはそれだけでストレスが溜まるものです。
気持ちよく仕事に取り組むためにも、探す時間は最低限にしたいですね。

書類管理に使える!便利グッズ3選

書類管理をする時は、便利グッズを活用してシンプルに収納していきましょう。
ここでは、書類整理をする際にあったら便利なおすすめグッズを3つご紹介しています。
文房具店や100円ショップなどで手軽に購入できるので、ぜひ試してみてください。

クリアファイル

書類を管理する上で、最も知名度が高いであろうクリアファイル。
取り出しやすいので、使用頻度の高い書類はクリアファイルに収納しましょう。
見出しを書いた付箋を内側から貼ると、何が挟まれているのかがすぐにわかります。

クリアファイルにはさまざまな色がありますよね。
それを利用して色別に書類を分けることも良いですが、その場合は3色までにしましょう。
色があまりに多いとごちゃごちゃした印象になってしまうからです。

また、クリアファイルには書類の保護という役目もあります。
破れや折れはもちろん、うっかり飲み物をこぼしてしまってもファイルに入れていれば安心です。

ドキュメントファイル

マニュアルなど、時々必要になる書類にはドキュメントファイルを使用しましょう。
長財布のお札入れのような構造をしており、インデックスシールとセットで使用することが多いです。
さまざまなジャンルの書類を分類した状態でまとめて保管できるので、すっきりと収納できます。
開けば何が入っているのかわかるので、たまにしか取り出さない書類もすぐに見つけることができますよ。

ただし、入れる場所を間違えてしまうと目当ての書類を探すことに手間取ってしまうので、それだけは注意が必要です。

ファイルボックス

ファイルボックスは、たくさんの書類をまとめて保管するのに役立ちます。
書類を縦に収納するので、作業スペースを広く確保することができます。
書類の入ったクリアファイルを立てかけておけば、倒れるストレスがないのでおすすめです!
インデックスや付箋に見出しを書いて貼っておくと、より書類を見つけ出しやすくなります。
100円ショップなどで売られているので、1~2個持っておくと良いでしょう。
折り畳み式なら使わないときに畳めて省スペースです。

書類整理はシンプルに。便利グッズを活用しよう

デスクをキレイな状態で維持できると、書類整理がラクになります。
そのためには、「半年~1年の間隔でいらない書類がないかチェックする習慣」と、「使用後は元の場所に戻す習慣」を身に付けましょう。
書類整理ができれば作業効率やセキュリティレベルが上がるので、あなたの信頼度もより高まるはずです。
書類を探す時間や紛失回数は多くないか、ご自身の保管方法を見直してみましょう。

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